Dokumentationskrav ved handel med lande i EU
Når du sælger varer til en køber i et andet EU-land, skal du altid kunne dokumentere, at varen er sendt eller transporteret til det andet EU-land. Dokumentationen er en betingelse for, at salget kan ske uden dansk moms.
For at du kan sælge varer og ydelser uden dansk moms, er det en betingelse, at du får og verificerer købers momsnummer i det pågældende EU-land. Køberens momsnummer skal du indberette til os. Husk at gemme dokumentation, for at du har tjekket momsnummeret.
Du kan verificere virksomheders momsnumre her:
Tjek momsnumre i EU med VIES (Europa-Kommissionens hjemmeside)
Danske virksomheder, der sælger varer eller ydelser til virksomheder i andre EU-lande, skal udstede en fuld faktura med købers momsregistreringsnummer.
Ved salg af varer til andre EU-lande
Ved salg af varer til andre EU-lande skal fakturaen desuden forsynes med en besked om, at leverancen er momsfritaget, fordi køberen skal beregne erhvervelsesmoms. Henvis til enten:
- den relevante bestemmelse i momsloven, fx momsfritaget efter ML § 34, stk. 1, eller
- den relevante bestemmelse i momssystemdirektivet, fx artikel 138, eller
- anden tydelig relevant påtegning, fx "momsfritaget", "free of VAT", "0-sats" eller "zero-rated"
Ved salg af ydelser til andre EU-lande
Ved salg af ydelser til andre EU-lande skal fakturaen desuden forsynes med en besked om, at leverancen er omfattet af omvendt betalingspligt, hvor det er køber, der beregner momsen. Henvis til enten:
- den relevante bestemmelse i momsloven
- den relevante bestemmelse i momssystemdirektivet, eller til
- en anden tydelig relevant påtegning, fx "omvendt betalingspligt" eller "reverse charge".
Hvis du handler efter de nye harmoniserede europæiske dokumentationskrav, vil myndighederne som udgangspunkt formode, at du har opfyldt dine dokumentationskrav som sælger.
Du behøver ikke at bruge de harmoniserede dokumentationskrav. Hvis du ikke ønsker at bruge dem, skal du være opmærksom på, at du i stedet skal bruge de nationale regler, der gælder i de EU-lande, du handler med. Hvis du fx sælger og sender varer fra Danmark, skal du følge de danske regler.
Dokumentationskravene afhænger af, om du som sælger selv står for eller arrangerer transporten, eller om køber står for eller arrangerer transporten.
Dokumentationen kan bestå af dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse, fx:
- et underskrevet CMR-dokument (dokument til grænseoverskridende vejtransport) eller ledsagedokument
- dokument for lastet gods, hvor skibsføreren har kvitteret for godset og forpligter sig til at levere det til rette modtager (et konnossement)
- et luftfragtbrev
- en faktura fra transportøren af varerne
Eller af følgende andre beviser:
- en forsikringspolice vedrørende varernes transport eller forsendelse eller bankbilag for betalingen af varernes transport eller forsendelse.
- officielle dokumenter, der er udstedt af en offentlig myndighed, fx en notar, og som bekræfter varernes ankomst i køberens hjemland.
- en kvittering, der er udstedt af ejeren af det lager i EU-landet, hvor varerne ankommer til, og som bekræfter varernes oplagring i dette land.
Dokumentation, når du som sælger selv står for eller arrangerer transporten
Du har 2 muligheder for at have den korrekte dokumentation:
- Du skal enten have mindst 2 separate dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse.
- Alternativt skal du have ét dokument vedrørende varernes transport eller forsendelse og ét af de andre beviser.
De 2 dokumenter eller dokumentet og beviset må ikke være indbyrdes modstridende. Derudover skal dokumentationen være udstedt af to forskellige parter, der er uafhængige af hinanden, af sælgeren og af erhververen.
Dokumentation, når køber står for eller arrangerer transporten
Du skal som sælger have flere former for dokumentation, når køber står for eller arrangerer transporten. Du skal have en skriftlig erklæring fra køberen, hvor det fremgår, at varerne er blevet transporteret eller forsendt af køberen selv eller af en tredjemand for køberens regning. Køberen skal senest den tiende dag i måneden efter leveringen aflevere den skriftlige erklæring til sælgeren.
Den skriftlige erklæring skal indeholde:
- udstedelsesdato for erklæringen
- navnet på det EU-land, der er destination for varerne
- køberens navn og adresse
- mængden og arten af varerne
- dato og sted for varernes ankomst
- identifikation af den person, der modtog varerne på vegne af køberen
I tilfælde af levering af transportmidler, skal erklæringen også indeholde registreringsnummeret på det transportmiddel, der bliver leveret.
Derudover skal du have:
- Enten mindst 2 separate dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse, som bekræfter transporten eller forsendelsen.
- Alternativt skal du have ét dokument vedrørende varernes transport eller forsendelse og ét af de andre beviser, som bekræfter transporten eller forsendelsen.
De 2 dokumenter eller dokumentet og beviset må ikke være indbyrdes modstridende. Derudover skal dokumentationen være udstedt af to forskellige parter, der er uafhængige af hinanden, af sælgeren og af erhververen.
Hvis du ikke ønsker at bruge de harmoniserede dokumentationskrav, skal du være opmærksom på, at du i stedet skal bruge de nationale regler, der gælder i de EU-lande, du handler fra. Hvis du fx sælger og sender varer fra Danmark, skal du følge de danske regler.
I Danmark gælder det, at den person, der afhenter varerne, allerede i forbindelse med udleveringen af varerne skal forsyne sælgeren med supplerende oplysninger, som gør det muligt at identificere den, der afhenter varerne. Det kan fx være kopi af kørekort eller lignende dokumentation. Hvis ikke dokumentationen er forsynet med læselig underskrift, skal personen også kvittere skriftligt (med læsbar underskrift) for udleveringen af varerne.
For uddybende og fyldestgørende juridisk information, se Den juridiske vejledning om levering af varer til momsregistrerede virksomheder ML § 34, stk. 1, nr. 1