Brugervejledning til EMCS
Få hjælp til hvordan du bruger EMCS.
Se vores samlede brugervejledning til EMCS. Her er der gengivet skærmbilleder, der viser, hvordan systemet fungerer. Bemærk, at det kan være en fordel at åbne dokumentet i Word for kvaliteten af skærmbillederne.
Brugervejledning til EMCS i TastSelv Erhverv (docx)
Nedenfor finder du uddybende vejledning til bl.a. det elektroniske ledsagedokument, kvittering i EMCS mv.
Du skal sikre dig, at varemodtager er berettiget til at få varerne sendt uden afgift. Det kan du gøre i SEED-on-Europa. Bemærk at du højst kan verificere 10 afgiftsnumre i samme anmodning.
Inden du afsender varerne, skal du oprette et udkast til et elektronisk ledsagedokument i EMCS (IE815). Det gør du ved at vælge "Opret forsendelse" i EMCS-systemet.
Når udkastet er godkendt af EMCS, oprettes der automatisk et ledsagedokument (IE801). Heraf fremgår et unikt referencenummer, kaldet ARC (Administrative Reference Code).
ARC-nummeret skal følge varen. Du skal derfor sørge for at udlevere et print af det elektroniske ledsagedokument eller et andet handelsdokument, fx en faktura, der klart indeholder oplysninger om ARC-nummer på forsendelsen, til den person, som skal transportere varen. På den måde kan forsendelsen identificeres under hele transporten.
I Brugervejledning til EMCS i TastSelv Erhverv kan du læse mere og se skærmbilleder af, hvordan du opretter til ledsagedokument trin for trin. Du finder den øverst på denne side.
Du skal sikre dig, at varemodtageren kvitterer for modtagelsen af varerne i EMCS. Der er kvitteret for forsendelsen, når du modtager en meddelelse (IE818).
Hvis du ikke modtager en kvittering fra varemodtager inden for en frist på fem hverdage efter leveringsdatoen, skal du straks kontakte varemodtager for at få denne til at sende en kvittering.
Dine forsendelser, som endnu ikke er afsluttet, kan ses i EMCS i TastSelv Erhverv under fanebladet "Åbne forsendelser".
Direkte levering
Du kan som vareafsender blive bedt om at levere en forsendelse direkte til et andet leveringssted end varemodtagerens egen adresse i modtagerladet. Det kan fx være, hvis varemodtageren ønsker, at varen sendes direkte til en kunde.
Det er ikke alle EU-lande, som har godkendt proceduren ved direkte levering. Du kan se her, hvilke lande der tillader direkte levering, og under hvilke omstændigheder.
Når du modtager et ledsagedokument i EMCS, skal du inden 5 dage hverdage kvittere for varen i EMCS-systemet.
Inden du kvitterer, skal du gennemgå forsendelsen og kontrollere, at de modtagne varer svarer til det, der fremgår af det elektroniske ledsagedokument.
Direkte levering
Hvis du er autoriseret oplagshaver eller registreret varemodtager, kan du vælge, at forsendelsen under suspensionsordning bliver leveret direkte til et andet leveringssted i Danmark.
Modtager du en forsendelse, uden at vareafsender har udarbejdet et elektronisk ledsagedokument i EMCS, skal du straks underrette Skattestyrelsen. Derefter skal du kontakte vareafsender for at få denne til at oprette et elektronisk ledsagedokument. Dette er nødvendigt for at du kan kvittere elektronisk.
Når du modtager punktafgiftspligtige varer fra vareafsendere i andre EU-lande - ubeskattet eller beskattet i afsenderlandet - vil du i EMCS modtage et elektronisk ledsagedokument (IE801) fra vareafsender.
Du skal gennemgå forsendelsen og kontrollere, om de modtagne varer svarer til det, der fremgår af det elektroniske ledsagedokument, særligt med hensyn til vareart og mængde. Hvis der er en difference, skal du angive det på kvitteringen.
Du skal kvittere for modtagelsen ved at udfylde en elektronisk kvittering senest fem hverdage, efter du har modtaget varerne. I kvitteringen (IE818) tilkendegiver du, om du accepterer eller afviser hele eller en del af forsendelsen. Du skal også kvittere for varer, der er fritaget for afgift, fx visse mineralolieprodukter.
Læs mere og se skærmbilleder af, hvordan du kvitterer for dine varer trin for trin i Brugervejledning til EMCS i TastSelv Erhverv, som du finder i starten af denne side.
Dine forsendelser, som endnu ikke er kvitteret, kan ses i EMCS under fanebladet "Udestående opgaver".
Som vareafsender skal du sikre dig, at varemodtageren kvitterer for modtagelsen af varerne i EMCS. Der er kvitteret for forsendelsen, når du modtager en meddelelse (IE818).
Hvis du ikke modtager en kvittering fra varemodtager inden for en frist på fem hverdage efter leveringsdatoen, skal du straks kontakte varemodtageren for at få denne til at sende en kvittering. Dine forsendelser, som endnu ikke er afsluttet, kan ses i EMCS under fanebladet "Åbne forsendelser".
Som vareafsender skal du ændre destination for varerne, hvis din varemodtager har afvist forsendelsen helt eller delvist. Du kan ændre destination til:
- en ny varemodtager (oplagshaver, registreret varemodtager eller midlertidigt registreret varemodtager)
- den samme varemodtager, men med en ny leveringsadresse eller andet afgiftsoplag
- til dig selv, når hele eller dele af forsendelsen sendes retur til dig som vareafsender - husk, at du skal kvittere for forsendelsen
- til et direkte leveringssted i modtagermedlemslandet. Det kan du dog kun i lande, hvor direkte levering er tilladt.
Der er visse krav, som skal være opfyldt for, at du som vareafsender kan ændre destination:
- Du skal ændre destination inden levering af forsendelsen.
- Du skal udfylde en meddelelse om ændring af destination i EMCS (IE813).
Bemærk, at autoriseret afsender kan kun sende til autoriseret modtager, da disse to registreringstyper er til beskattede forsendelser i EMCS. En autoriseret afsender kan dog skifte destination til en midlertidigt autoriseret modtager.
Som varemodtager vil du modtage besked (IE803) i EMCS-systemet, hvis en vareafsender i et andet EU-land ændrer destination for en forsendelse, som skulle gå til dig, men som endnu ikke er kommet frem til dig. Ændres alene leveringsadressen, vil du som varemodtager modtage samme besked (IE803) med ændring af destination fra varemodtager.
Hvis din virksomhed derimod er den nye varemodtager af forsendelsen efter ændret destination, vil du modtage et opdateret elektronisk ledsagedokument fra varemodtager i EMCS (med samme unikke ARC-nummer).
Annullering er kun en mulighed for dig, der afsender varer.
Du har mulighed for at annullere forsendelsen, indtil forsendelsen bliver afsendt. Funktionen kan du bruge, hvis du fx har lavet fejl i oplysningerne eller er kommet til at oprette forsendelsen to gange. Når du har annulleret forsendelsen, vil varemodtageren få en automatisk digital meddelelse om, at forsendelsen er blevet annulleret.
Som vareafsender kan du annullere en ændring af destination under samme betingelser som ved annullering af det oprindelige elektroniske ledsagedokument.
Når forsendelsen er afsendt, må du ikke længere annullere den. Det er dog stadig muligt at ændre destination.
Som varemodtager har du mulighed for helt eller delvist at afvise en forsendelse.
Du skal afvise forsendelsen, hvis du ser i EMCS, at der er en forsendelse på vej, som du ikke har bestilt.
Du kan også afvise forsendelsen, når du har modtaget den, hvis den ikke indeholder de korrekte varer. Hvis du aftaler med leverandøren, at du beholder varerne, skal du kvittere almindeligt for dem. Hvis du ikke vil beholde varerne, afviser du forsendelsen og aftaler med vareafsenderen, hvad der skal ske med forsendelsen, fx om skal den retur eller til en anden varemodtager.
Du kan afvise forsendelsen delvist, hvis der er manko eller overskydende mængde.
Ved hel og delvis afvisning af en forsendelse skal du anføre en årsag og begrundelse for afvisning.
Som vareafsender skal du, når varemodtageren har afvist eller delvist afvist forsendelsen, lave en ændring af destination, hvor du tager den afviste forsendelse eller afviste mængde retur eller omdirigerer til en anden varemodtager.
Hvis en varemodtager helt eller delvist afviser din forsendelse ved modtagelsen, vil du modtage en kvittering, hvor begrundelsen for afvisning er angivet.
Hvis du som vareafsender tager forsendelsen retur på en ændring af destination, skal du huske selv at kvittere forsendelsen. Hvis du ændrer forsendelsen til en ny varemodtager, skal den nye varemodtager kvittere for forsendelsen på almindelig vis. Den oprindelige varemodtager får automatisk besked om ændringen.
Du har som dansk vareafsender mulighed for at opsplitte din forsendelse af mineralolieprodukter, men vær dog opmærksom på, at ikke alle lande tillader opsplitning. Du kan fx bruge funktionen, hvis du har sendt et skib afsendt med mineralolieprodukter uden at vide, hvem den endelige varemodtager er på afsendelsestidspunktet. Når du ved, hvem en "delmodtager" er, laver du en opsplitting på den ønskede mængde, og den nu kendte varemodtager kvitterer på almindelig vis for sin mængde. Der skal udarbejdes et ledsagedokument på hver delleverance, indtil hele skibets ladning er solgt.
Der er visse krav til at foretage opsplitning:
- Du må ikke ændre den samlede mængde punktafgiftspligtige varer ved opsplitningen
- Du må kun gøre foretage opsplitning i EU-lande, som tillader denne procedure
- Du skal oplyse om sted for opsplitning i udkastet til opsplitning af forsendelsen (IE825)
Varemodtager kan ikke se, at leverancen er en del af en opsplitting. For varemodtager vil det være en almindelig forsendelse, som der skal kvitteres for senest 5 dage efter modtagelsen.
Hvis du opretter forsendelse i EMCS til eksport (valgmulighed 6 for ubeskattet forsendelser), så skal der efterfølgende oprettes en eksportangivelse i DMS Eksport med samme ARC-nummer. Herefter foretages der et automatisk tjek af de indtastede oplysninger i din eksportangivelse i DMS Eksport med de indtastede oplysninger fra eksportforsendelsen i EMCS.
Hvis krydstjekket ikke kan gennemføres, vil dette blive informeret som fejlbesked i DMS Eksport. Det kan fx være, at KN-koden i eksportangivelsen i DMS Eksport ikke matcher med KN-koden i eksportforsendelsen i EMCS. KN-koden kan tilrettes i eksportangivelsen, og der kan forsøges igen
Når det automatiske tjek mellem EMCS og DMS eksport er gennemført vil dette resultere i IE829 (godkendt) eller IE839 (afvist).
Handling herfra:
- Ved modtagelse af IE829 kan du fortsætte med eksportangivelsen i DMS Eksport
- Ved modtagelse af IE839 skal du, som det fremgår af skærmbillede, vælge enten at annullere forsendelsen (IE810) eller skifte destination (IE813)
I EMCS fremgår der generelle logiske statusmeldinger som ”Accepteret”, hvilket henviser til at beskedtypen er modtaget. Fx fremgår der for afvisningsbeskedtypen IE839 en status som ”Accepteret”, men hvis der klikkes ind på den, vil der fremgå info om afvisningen.
Tilgå ”vælg en handling” for at se dine muligheder ved sidst ankomne række.
Hvis du modtager en tilfredsstillende kvittering (IE818) i EMCS, så kan den konkrete forsendelse betragtes som afsluttet i EMCS, og toldprocesserne fortsætter for din forsendelse af harmoniserede punktafgiftspligtige varer. Der kan dermed ikke foretages yderligere i EMCS på denne eksportforsendelse, som vist i skærmbilledet nedenfor.
Der kan opstå situationer hvor vareafsender modtager notifikation om ugyldiggørelse af eksportangivelse (IE836). Dette sker når tjekket er gennemført, men forsendelsen efterfølgende ugyldiggøres inden frigivelse sker.
Ved modtagelse af IE836 skal vareafsender vælge at annullere forsendelsen (IE810) eller skifte destination (IE813), som vist i skærmbillede nedenfor.
Her er danske toldsteder, der kan vælges:
|
DK000003 |
Skattecenter Randers |
|
DK003100 |
Skattecenter Aalborg |
|
DK003101 |
Frederikshavn Toldekspedition |
|
DK003102 |
Hirtshals Toldekspedition |
|
DK003103 |
Hanstholm Toldekspedition |
|
DK003106 |
Post Danmark |
|
DK004700 |
Skattecenter Århus |
|
DK004701 |
Århus Havn Toldekspedition |
|
DK004702 |
Grenå Toldekspedition |
|
DK004706 |
Herning Toldekspedition |
|
DK005600 |
Skattecenter Middelfart |
|
DK005601 |
Sydjyllands postcenter |
|
DK005602 |
Fredericia Toldekspedition |
|
DK005603 |
Kokholm Toldekspedition |
|
DK005604 |
Padborg Toldekspedition |
|
DK005606 |
Billund Toldekspedition |
|
DK005607 |
Esbjerg Toldekspedition |
|
DK005610 |
Odense Toldekspedition |
|
DK006602 |
Nr. Alslev Toldekspedition |
|
DK007900 |
Skattecenter København |
|
DK007901 |
Sønder Frihavn Toldekspedition |
|
DK007902 |
Frihavnen Toldekspedition |
|
DK007903 |
Københavns Lufthavn Toldekspedition |
|
DK007904 |
Københavns Lufthavn Ankomsthallen |
|
DK007906 |
København International Postcenter |
|
DK007908 |
Kvistgaard Toldekspedition |
|
DK007909 |
Bornholm Toldekspedition |
Du opretter din forsendelse som normalt til eksport (valgmulighed 6) og vælger dansk toldsted fra listen. Herefter vælger du handling skift destination (IE813), hvor du får mulighed for at vælge toldsted i andet EU-land. Herefter oprettes eksportangivelsen i DMS Eksport.
På sigt vil det være muligt i oprettelsen af eksportforsendelsen i EMCS at vælge samtlige toldsteder i EU-lande.
Et godt tip:
Hvis du fx skal vælge et fransk toldsted, så kan du søge på FR direkte i feltet under Ekspeditionssted, hvorved der kun fremkommer FR numre. Ellers kan du også taste hele nummeret, hvis det kendes.
Du har også mulighed for at søge alfabetisk ved at lade søgefeltet være blankt og trykke på søgeknappen.
Vær opmærksom på at bruge det korrekte varepostnummer i din eksportangivelse i DMS Eksport fra din eksportforsendelse i EMCS.
For at undgå fejl i din eksportangivelse i DMS Eksport, så kan du trykke ind på IE801 i eksportforsendelsen i EMCS og tilgå fanen Varer for at se varepostnummer for den konkrete vare.
Her vist ved skærmbilleder:
Læs mere om toldsystemet DMS Eksport.
For uddybende og fyldestgørende juridisk information, se Den juridiske vejledning om Varer omfattet af harmoniserede afgifter